단위 장의 업무 효율성을 기하기 위해 내방객을 접대하고 대내외에 연락을 취하며 전화를 수·발신하고 안내장이나 문서 등을 분류하고 정리한다.

업무 시작 전·후와 수시로 단위의 장 주변 환경을 정리·정돈한다. 전화나 문서로 단위 장의 연락사항을 전달한다. 사내·외로부터 접수된 문서를 전달한다. 대내외 전화를 수신하고 연결하며 단위 장이 부재중일 경우 메모를 기록한다. 회의 소집 연락을 취하고 회의 진행에 필요한 사항을 준비한다. 내방객을 접대하며 부재 시에는 내방객에 대한 성명, 용건 및 기타 사항을 기록하고 보고한다. 업무에 필요한 자료를 수집·기록한다. 서신·문서·보고서를 작성하고 차후에 필요한 자료를 쉽게 사용할 수 있도록 정리·분류하여 보관한다.